Como redigir ata de assembleia geral. Ata da reunião de fundadores para fazer alterações na LLC

Protocolo reunião geral os Proprietários prédio de apartamentosé elaborado em cada OSB para que as decisões tomadas na votação entrem em vigor. A correta ata da assembleia geral de proprietários e o correto preenchimento dos itens de acordo com o Despacho são de grande importância. No artigo também veremos decisões judiciais sobre falsificação do protocolo OSS e postaremos um documento de amostra para download.

Neste artigo você aprenderá

A Ata da Assembleia Geral de Proprietários (AGM) é necessária para registrar as decisões sobre todos os itens da ordem do dia.

Para resolver todas as questões emergentes relativas à gestão de um edifício de apartamentos (MAD), o Presidente do HOA ou outras partes interessadas devem organizar uma assembleia geral pelo menos uma vez por ano. Leia o artigo do sistema de ajuda sobre como o MA pode realizar uma reunião de acordo com as novas regras: resolver questões sensíveis no OCC. .

Questões que são levantadas para decisão:

• Criação/liquidação de HOA.
• Aprovação do procedimento de registo (a presença de tal amostra é útil para procedimentos mais agilizados) e local de armazenamento da ata da assembleia geral de proprietários de prédio de apartamentos.
• Aproveitamento do local.Os moradores decidem pela construção de playground, estacionamento e proibição de uso do terreno de propriedade da casa.
• Reconstrução de casas e quaisquer questões relacionadas com armazéns e dependências para necessidades domésticas.
• Desmontagem de objetos individuais relacionados ao edifício.
• Arrendamento de território para comércio ou outros fins.
• . Você deve encarar esse problema com responsabilidade. Os proprietários ou o órgão executivo colocam na ordem do dia a escolha da sociedade gestora. Caso os próprios moradores não consigam determinar a forma de gestão, a casa é transferida para a gestão de qualquer HOA.
• Resolvendo dúvidas sobre . Eles podem ir para a própria conta do HOA ou para o fundo geral do estado. Tomar tal decisão não requer demora. Os valores pagos nas receitas de grandes reparações são elevados e o Estado não consegue reparar todas as instalações que necessitam de uma só vez.
• Nessa reunião, outras questões atuais poderão ser consideradas, como resolver o problema com os devedores, limpar Área Local, entradas, etc.

Iniciador assembleia geral é representada por um grupo ativo ou indivíduos que decidam que é necessário. Pessoas jurídicas, por exemplo, uma sociedade gestora, também podem iniciar um OSS.

As reuniões extraordinárias e primárias são geralmente iniciadas pelos proprietários.

Requisitos para a ata da assembleia geral de proprietários

Devido ao facto de a lei não estipular requisitos claros para a elaboração de atas de assembleias gerais de proprietários de edifícios de apartamentos, foram utilizadas diferentes opções de lavratura de atas e amostras sem regras aprovadas sobre quem, como e em que condições deve assinar eles.

Desde 2016, o Ministério da Construção e Habitação e Serviços Comunais adotou um Despacho que regulamenta detalhadamente a elaboração do documento. Por um lado, isto simplifica o procedimento, por outro lado, torna quase impossível a execução detalhada da Ordem.

Você pode baixar um exemplo de protocolo em nosso site: Ata da assembleia geral de proprietários de imóveis em prédio de apartamentos

Lavratura da ata da assembleia geral de proprietários de acordo com as novas regras

Vejamos mais de perto os requisitos para documentar os resultados da assembleia geral de proprietários de um prédio de apartamentos em 2019.

O secretário é responsável por registar o resultado da votação dos proprietários das instalações de um edifício de apartamentos. É escolhido como item autónomo da ordem do dia e compilado no prazo determinado pelo OSS, não superior a 10 dias, a contar do dia da sua organização.

O presidente e a comissão de apuração também estão localizados no OSS. Atribuições do Presidente: conduzir a discussão pública em geral, dando a palavra aos que desejarem falar. De acordo com as novas regras, se a maioria dos presentes na reunião votou “Contra” os candidatos propostos para presidente, secretário ou membros da comissão de apuração, a ata da OCC deverá ser assinada pelo iniciador da reunião. Caso o OSS decida aprovar a forma de governo da casa na forma de HOA, o protocolo deverá ser assinado por todos os proprietários de edifícios de apartamentos que tenham deixado voto positivo.

O modelo da ata da assembleia geral de proprietários de prédio de apartamentos tem a estrutura prevista na lei. O novo formulário do documento final da assembleia geral de proprietários de prédio de apartamentos inclui os seguintes pontos:

• Estrutura

Estrutura legislada:

• requisitos;
• o próprio texto (partes introdutórias e principais);
• aplicações numeradas;
• assinaturas dos presentes.

• Requisitos

Antes do texto é feito um título com o conteúdo adequado (você pode usar o diagrama abaixo como exemplo). Certifique-se de incluir no título:

1. “Ata da assembleia geral de proprietários de imóveis em prédio de apartamentos.”

Data de. A data indicada para a reunião será o dia da contagem dos votos e da soma dos resultados da votação pela comissão de apuração. Se a votação durou vários dias, são indicadas as datas de início e término da votação. A data indicada na ata deverá corresponder à data indicada na notificação dada aos proprietários sobre a assembleia.

2. O endereço da localização do prédio de apartamentos sobre o qual está sendo tomada a decisão.
3. Tipo – regular ou extraordinário.
4. Forma (voto presencial, presencial, ausente, ausente). A forma de gestão é selecionada separadamente para cada novo edifício. São os residentes que decidem que forma de gestão necessitam - uma HOA (Associação de Proprietários de Casa) ou uma Sociedade Gestora (Sociedade Gestora).

Além disso, é necessário inserir o número de registro do protocolo OSS das dependências do prédio. Este é um requisito obrigatório. A numeração começa a cada novo ano civil. Corresponde à ordem de realização das assembleias gerais ao longo do ano. Ou seja, escrevem “Ata nº 001 da assembleia geral de proprietários...”

O artigo 44.1 do Código da Habitação determina que a assembleia geral de proprietários de prédio de apartamentos pode ser realizada por:

• Votação presencial dos proprietários dos imóveis (todos os proprietários de um prédio de apartamentos estão presentes para discutir e resolver os assuntos da ordem do dia);
• Voto presencial e ausente;
• Votação ausente.

Como resultado, o cabeçalho deve ficar assim (como amostra): “Ata da próxima assembleia geral de proprietários de imóveis em prédio de apartamentos localizado em ____________, realizada pessoalmente e à revelia nº ____.”

O OSS pode ocorrer paralelamente, presencialmente e à revelia. Os resultados obtidos presencialmente e à revelia são apurados e documentados em ata única da assembleia geral presencial e ausente de proprietários de edifícios de apartamentos. A forma de organização de meio período é caracterizada pela integridade de ação. Não se trata de duas reuniões distintas realizadas presencialmente e posteriormente à revelia com o objetivo de recrutar participantes votantes para reconhecê-los como elegíveis, mas sim um evento único composto por duas etapas.

• Documentos que precisam ser desenvolvidos para a realização de assembleia geral de proprietários de prédios de apartamentos

Na realização de uma assembleia de proprietários de prédios de apartamentos à revelia, é elaborada uma ata da assembleia geral de proprietários de prédios de apartamentos à revelia, cujo modelo quase não difere. Esse OSS pode ser realizado usando sistema de informação Habitação e serviços comunitários ou por inquérito. Muitas vezes é realizado na ausência de quórum.

Os dados obrigatórios previstos no Despacho são o local de armazenamento das atas das assembleias gerais e das deliberações sobre os assuntos submetidos a votação. Anteriormente, as atas eram lavradas na Diretoria da Associação ou no apartamento do Presidente do HOA. De acordo com as novas exigências, os originais desses documentos deverão ser enviados pelo iniciador à Autoridade Estadual de Habitação. Esta medida é necessária para evitar falsificação, substituição e perda de documentação.

• Texto

O texto possui duas partes: introdutória e principal. Introdutório – estatísticas registradas, fatos. A parte principal contém os aspectos processuais diretos da condução da etapa presencial. A fase de correspondência não é descrita.

• Parte introdutória

Ao elaborar um protocolo, esta seção fornece as seguintes informações:

1. Iniciador. Para pessoas jurídicas as pessoas, de acordo com os documentos cadastrais e constitutivos, anotam o nome da organização sem abreviaturas, OGRN. Para a pessoa física, de acordo com o documento de identidade, são anotados o nome completo sem abreviaturas, o número do imóvel residencial cujo proprietário é a pessoa física e os dados do documento de titularidade.
2. Quem é o presidente, o secretário e qual a composição da comissão de apuração.
3. Lista de pessoas presentes e convidadas.
4. O número total de votos dos proprietários de MKD.
5. Número de votos dos proprietários de MKD que participaram da votação
6. A área total do prédio de apartamentos.
7. Agenda.
8. Presença/ausência de quórum e competência da reunião.

• Parte principal

A agenda e as seções individuais estão escritas aqui (seu número corresponde aos assuntos).

As questões são submetidas à apreciação dos proprietários do edifício de apartamentos de acordo com a convocatória da assembleia geral. A agenda pode incluir um ou mais assuntos. As perguntas estão numeradas. É proibido adicionar um item “Diversos” ou discutir assuntos diversos dentro dele. É vedada a inclusão na ordem do dia de assuntos que não constem da convocatória da reunião. Perguntas com conteúdos diferentes não podem ser combinadas em uma única formulação.

De acordo com as regras de preenchimento, o discurso no corpo da ata da assembleia de proprietários de imóveis de prédio de apartamentos provém da 3ª pessoa do plural. números (esta regra é seguida na amostra). A parte principal inclui 3 seções:

Parte 1.“Ouça” - aqui está escrito o nome completo do orador da reunião, o número de série, o conteúdo do assunto de acordo com a ordem do dia, o conteúdo abreviado do discurso ou a indicação do apêndice com o texto do discurso.

Parte 2.“Proposta” é a essência inequívoca e concisa da proposta sobre o tema em votação.

Parte 3.“Decidido” – decisões relativas a todos os assuntos da ordem do dia: a redação pode ser “a favor”, “contra”, “abstenção”. Certifique-se de anotar o número e o texto exato do assunto de acordo com a ordem do dia, bem como a soma dos votos nos diferentes itens. A decisão pode ter vários parágrafos numerados.

• Informações sobre os presentes e convidados

Os presentes são pessoas físicas e jurídicas. pessoas com direito de voto (é-lhes atribuído o direito de propriedade das instalações do edifício de apartamentos).

Os convidados são as pessoas que estão presentes na assembleia de proprietários das instalações de um edifício de apartamentos, mas não têm direito a voto. Na maioria das vezes, são advogados ou outros especialistas.

Após a palavra “Presente”, são inseridas informações sobre todas as pessoas presentes no OSS dos proprietários do prédio. Eles incluem:

• Para pessoas jurídicas pessoas - nome escrito sem abreviaturas e pessoa jurídica OGRN. pessoas de acordo com os documentos cadastrais e constitutivos, o nome e dados do documento que comprova a titularidade das instalações, o número total de votos detidos pela pessoa correspondente. Nome completo (se houver) do representante da pessoa jurídica (o lançamento é feito de acordo com o documento de identificação), nome e dados do documento que comprove a autoridade do representante da pessoa jurídica, assinatura desta pessoa.
• Para pessoas físicas - nome completo (se disponível) do proprietário do imóvel em prédio de apartamentos e (ou) do seu representante (se participar na assembleia geral). São indicados de acordo com o documento de identidade do cidadão. Anote o número das instalações do prédio cujo proprietário é Individual e detalhes do documento que comprova a propriedade das instalações. São indicados o número de votos da pessoa em questão, o nome e os dados do documento que comprova a autoridade do representante do proprietário das instalações (sujeito à participação na assembleia geral e votação) e às assinaturas de todas as pessoas especificadas.

Os dados sobre as pessoas presentes na reunião podem ser compilados em lista se o seu número ultrapassar 15 pessoas. Registra informações sobre os presentes de acordo com a cláusula 12 do Despacho. A lista é um anexo obrigatório à ata da assembleia geral. No próprio protocolo, a nota “Lista anexa, Anexo nº ____” é colocada imediatamente após a escrita do número total de presentes.

Formulários

Anexos obrigatórios à ata da assembleia geral de proprietários:

1. Lista de proprietários de prédios de apartamentos, que contém informações: nome completo para pessoas físicas e nome sem abreviaturas e PSRN para pessoas jurídicas. pessoas Esta lista contém os números dos imóveis de sua propriedade, o número de votos em poder de cada proprietário, bem como o detalhamento dos documentos de titularidade.
2. Cópia do texto da mensagem sobre a realização de assembleia geral de proprietários de edifícios de apartamentos.
3. Registro que especifica a entrega de notificações aos proprietários de prédios de apartamentos sobre a data da reunião e os assuntos da ordem do dia. Contém informações sobre os proprietários, a forma de envio das notificações, a data de recebimento ou por seu representante.
4. Listas de pessoas convidadas e presentes na votação.
5. Documentação ou cópia autenticada de documentos que comprovem os poderes dos representantes das pessoas convidadas e presentes;
6. Resultados da decisão (votações).
7. Documentos constantes da ordem do dia e sobre os quais foram tomadas decisões em resultado da votação.
8. Outros documentos determinados por deliberação da assembleia geral como anexos obrigatórios à ata.

Cada anexo do protocolo deverá ser numerado e encadernado, a última folha deverá ser assinada pelo secretário e indicado o número total de páginas. A pessoa que iniciou a reunião é responsável pela preparação das cédulas.

• Assinaturas

O número de votos dos proprietários que assinaram o formulário de registro determina a presença de quórum. Para evitar falsificações, imprecisões e desconfianças comuns por parte dos proprietários individuais, faz sentido que cada participante votante (representantes procuradores e proprietários) emita uma cédula, onde os próprios proprietários inserem os dados necessários e a assinam. Se necessário, o registo dos resultados da votação, assim efectuado, garantirá a abertura e honestidade do procedimento e permitirá verificar a correcção dos cálculos e efectuar a recontagem dos votos.

No caso de voto ausente, as cédulas com o resultado da votação também constam como anexo ao protocolo final.

Se este procedimento for seguido, não há necessidade de todos os proprietários assinarem o protocolo final.

Os detalhes da assinatura do protocolo devem conter:

• sobrenome, iniciais do presidente;
• sobrenome, iniciais do secretário;
• sobrenome, iniciais das pessoas que realizam a contagem dos votos de acordo com a fórmula estabelecida.

Todas as pessoas indicadas assinam com as próprias mãos e indicam a data da assinatura. Se nesta reunião se tratasse apenas de eleger o presidente e a comissão de apuração, os dados da assinatura incluem o apelido e as iniciais do iniciador da reunião.

Se os candidatos propostos para secretário, presidente ou membros da comissão de apuração forem rejeitados no OSS, a ata é assinada pelo iniciador da reunião.

Você pode baixar um modelo de ata de assembleia geral de proprietários de um prédio de apartamentos (no final do artigo) - este será um exemplo claro de como redigir corretamente tal documento.

Para quem, porquê e quando é transferida a ata da assembleia geral de proprietários de edifícios de apartamentos?

De acordo com as novas exigências, a partir de 21 de fevereiro de 2019, as sociedades gestoras, associações de moradores e cooperativas habitacionais ficam obrigadas a enviar os originais das atas e decisões do OSS à autoridade de fiscalização habitacional situada no local do prédio onde se encontra o reunião foi realizada.

As entidades gestoras, parcerias e cooperativas devem enviar os documentos originais num prazo não superior a 5 dias a contar da data de recepção dos protocolos e decisões originais do iniciador.

Por sua vez, o iniciador da reunião é obrigado a enviar os originais do protocolo OSS e das decisões tomadas à sociedade gestora, HOA, cooperativa habitacional no prazo de dez dias a contar da data de conclusão da contagem dos votos. Na forma direta de gestão do MKD, o iniciador deverá enviar os originais desses documentos ao órgão GZHN.

Se os proprietários, com base nos resultados do OSS, decidirem celebrar um acordo direto com as organizações fornecedoras de recursos, o iniciador da reunião é obrigado a enviar, no prazo de 10 dias, o original do protocolo e a decisão tomada ao Estado Habitação Órgão de autoridade e uma cópia desses documentos para a organização gestora e responsáveis ​​pelos recursos.

Os originais dos protocolos e decisões do OSS devem ser enviados à autoridade de fiscalização habitacional de forma que possa confirmar o facto e a data de recepção dos documentos pelo destinatário. De acordo com a Lei Federal nº 209-FZ de 21 de julho de 2014, os scans das decisões originais do OSS devem ser publicados em domínio público no sistema GIS de habitação e serviços comunitários no prazo de 5 dias úteis a partir do momento em que são enviados à fiscalização de habitação . Porém, caso amostras digitalizadas de documentos tenham sido colocadas no sistema antes do envio ao órgão estadual de fiscalização habitacional, a data de envio do protocolo será considerada a data de sua colocação no sistema.

Em que casos é possível invalidar a ata da assembleia geral de proprietários?

Existem situações em que o documento final da assembleia geral de proprietários é contestado nos termos do n.º 6 do art. 46 Código de Habitação da Federação Russa.

“O proprietário de um imóvel em um prédio de apartamentos tem o direito de recorrer judicialmente da decisão tomada pela assembleia geral de proprietários de imóveis em determinado prédio, em violação aos requisitos deste Código, caso não tenha participado nesta reunião ou votou contra tal decisão e se tal decisão violou os seus direitos e interesses legítimos” (artigo 6.º do artigo 46.º do Código da Habitação RF).

Em caso de violação ou não cumprimento dos requisitos legais do Código de Habitação da Federação Russa, um membro do HOA ou um acionista da cooperativa habitacional, que não participe da reunião ou que tenha votado “Contra” , considerando que o resultado da votação viola os seus direitos e interesses legítimos, tem o direito de recorrer. O recurso da acta da assembleia geral de proprietários pode ser efectuado no prazo de 6 meses a contar do dia em que se tomou conhecimento ou deveria ter sido conhecido sobre o decisão sobre a questão levantada. Tendo em conta todas as circunstâncias do caso, o tribunal tem o direito de manter a decisão. Isso acontece se as violações durante a votação não forem significativas, o voto do proprietário não puder influenciar o resultado da votação e a decisão tomada na votação não acarretou prejuízos a este proprietário.

Com base no reconhecimento dos requisitos do Código de Habitação da Federação Russa e dos interesses do proprietário como violados No que diz respeito à organização de uma assembleia geral de edifícios, estão incluídos quaisquer fatores que interfiram no exercício do direito do proprietário de participar na tomada de decisões em uma assembleia geral de proprietários de edifícios de apartamentos. Podem surgir tais circunstâncias que resultem na violação dos seguintes requisitos:

• sobre o procedimento e o momento da notificação do local e horário da reunião e sobre os assuntos da ordem do dia;
• na determinação da competência da assembleia (quórum);
• sobre o conteúdo da mensagem informativa;
• na possibilidade de conhecer as informações necessárias para que o proprietário do imóvel tome uma decisão, antes ou durante a reunião;
• na devida certificação dos poderes dos representantes dos proprietários;
• sobre o procedimento de contagem dos votos dos proprietários de imóveis durante a votação, incluindo pessoas com direito de propriedade partilhada de imóveis, proprietários de quartos em apartamento comum;
• No cumprimento dos requisitos de documentação das decisões das reuniões, em particular das cédulas de reuniões ausentes;
• sobre o procedimento de confirmação dos poderes do proprietário do imóvel, determinando o número de votos que lhe pertencem.

Quais são os perigos de falsificar a ata da assembleia geral de proprietários?

A falsificação é processada de acordo com o Código Penal da Federação Russa, assim como a falsificação de qualquer outro documento. Ao falsificar assinaturas, inserir informações falsas ou retroatar registos, existia anteriormente uma prática segundo a qual as autoridades executivas recusou-se a iniciar processos criminais nos termos do artigo 327 do Código Penal da Federação Russa“Falsificação, produção ou venda de documentos falsificados.”

As decisões tomadas pelos proprietários, bem como a ata da assembleia geral de proprietários, segundo as autoridades investigadoras, não foram considerados documentos oficiais. Não é difícil falsificar um protocolo, mas provar esse fato em tribunal e contestá-lo é um grande problema. A prática judicial tem demonstrado que, mesmo depois de fornecerem provas inegáveis, os perpetradores evitaram a responsabilidade.

O resultado desta atitude foi que os proprietários e a sociedade gestora poderiam falsificar a ata da reunião e não cumprir o procedimento estabelecido para a realização da reunião. Ninguém foi responsabilizado criminalmente pelas perdas financeiras dos proprietários.

Os proprietários fraudados foram forçados a buscar justiça por conta própria nos tribunais civis. Embora seja possível iniciar um processo criminal nos termos do artigo 159 do Código Penal da Federação Russa “Fraude”, as agências de aplicação da lei não tiveram pressa em cooperar.

Já houve tentativas de resolver este problema legislativamente antes. Foram propostas diversas propostas de lei, incluindo a responsabilidade criminal por obstruir uma escolha honesta da forma de governo. Mas as iniciativas não passaram da primeira leitura.

De acordo com as normas legislativas aceites, a acta da assembleia geral de proprietários de edifício de apartamentos tem o estatuto de documento oficial. Isso é definido na Parte 1 do art. 46 Código de Habitação da Federação Russa. Foi alterado pela Lei Federal nº 176-FZ de 29 de junho de 2015.

O status oficial dos documentos é estabelecido por lei - decisões tomadas em votação em toda a casa e atas da assembleia geral de proprietários de prédios de apartamentos. Os proprietários no MKD recebem responsabilidades em relação à propriedade comum, é possível alterar o escopo das responsabilidades e direitos e isentar esses proprietários de responsabilidades. Eles também confirmam os fatos pelos quais surge a responsabilidade legal.

A falsificação do protocolo OSS é regulamentada pelo art. 327 do Código Penal da Federação Russa. Se for considerado culpado nos termos deste artigo, o condenado é punido com trabalho forçado até 2 anos, prisão até 6 meses, restrição ou prisão até 2 anos inclusive.

Se for reconhecido o uso de documento deliberadamente falsificado, o condenado estará sujeito a multa de até 80.000 rublos, ou multa no valor do salário ou outros rendimentos do condenado por seis meses. Também é possível impor punição na forma de trabalho obrigatório por um período de até 480 horas.

• O que mudou nas regras de contestação do contrato de gestão de prédios de apartamentos

Decisões judiciais sobre falsificação do protocolo OSS

É necessário ter em conta a falta de prática uniforme nos tribunais ao considerar casos de falsificação de protocolos, invalidação de decisões da assembleia geral de proprietários.

Normalmente o fato de não realizar reunião e falsificar a ata é comprovado da seguinte forma:

• um veredicto ou resolução de autoridades investigativas indicando falsificação;
• falsificação da assinatura do secretário, proprietários das instalações, presidente;
• depoimentos de testemunhas que explicaram na audiência que não receberam notificação da reunião e dela não participaram;
• depoimento do proprietário do imóvel, explicando ao tribunal o fato de sua assinatura ter sido falsificada, e também que ele não iniciou a reunião, não a conduziu e não foi participante;
• o original da assembleia geral não foi fornecido ao tribunal;
• apresentação de ficha de registo de proprietários, sem data de lavratura do documento, falta de explicação clara no documento sobre a que assembleia específica de proprietários se refere e quais as questões que se pretende resolver.

A falsificação da ata de uma assembleia de proprietários após a entrada em vigor das alterações ao Código de Habitação da Federação Russa é regulamentada pelo artigo 327 do Código Penal da Federação Russa.

Vejamos as decisões judiciais sobre a falsificação do protocolo OSS usando exemplos:

1 exemplo.

O promotor do distrito de Chkalovsky, em Yekaterinburg, foi ao tribunal com declaração de reivindicaçãoà Associação de Proprietários de Casa "Old Khimmash", MBU "Centro de Serviços Municipais na Esfera Habitacional e Comunal". Esta ação pedia a invalidação da decisão da assembleia geral de proprietários das instalações. O Ministério Público, representando os interesses dos proprietários, pediu que as ações de emissão de recibos e cobrança de taxas de utilidades e habitação fossem declaradas ilegais.

A auditoria revelou numerosos factos de violação da legislação habitacional - falsificação de actas de assembleias gerais, violação do procedimento de escolha do método de gestão. De acordo com um dos protocolos falsificados, os proprietários optaram pelo método de gestão na forma de HOA, aderindo ao HOA já existente “Old Khimmash”.

O tribunal satisfez as reclamações contra a Associação de Proprietários de Casa "Stary Khimmash" e a Instituição Orçamental Municipal "Centro de Serviços Municipais do Sector Habitacional e Comunal". Canceladas decisões anteriormente adotadas da assembleia geral. Reconheceu como ilegais as ações de cobrança e cobrança de contas de serviços públicos e habitação.

2 exemplo.

Depois de falsificar 4 assinaturas, a Sociedade Gestora SEU-FS-6, localizada em Moscou, começou em maio de 2015 a cobrar taxas por grandes reparos na casa e transferi-las para sua própria conta especial no Sberbank. Em março de 2016, o Tribunal Distrital de Golovinsky de Moscou reconheceu a ilegalidade da ata da assembleia geral e dos resultados da votação sobre a questão da arrecadação de fundos para grandes reparações. Quase mil proprietários de uma casa enorme conseguiram proteger seus interesses. Naquela época, cerca de 1,3 milhão de rublos foram pagos por grandes reparos. Seu roubo em particular tamanho grande foi impedido.

3 exemplo.

O recurso para o tribunal partiu do proprietário do apartamento (autor). Ele processou o complexo residencial. Nele, ele delineou um pedido de recálculo de pagamentos. Os pagamentos pela manutenção de bens comuns e grandes reparações do edifício de apartamentos, do ponto de vista do autor, foram apresentados de forma injustificada. O autor apresentou ao tribunal uma certidão assinada pelo presidente da cooperativa. Ao estudar a certidão fornecida, concluiu-se que a estimativa de custos de manutenção de bens comuns e grandes reparações do edifício de apartamentos não foi aceite na assembleia geral do edifício.

O presidente da cooperativa, ao apreciar o caso, também entregou ao tribunal a ata da assembleia geral de proprietários. O protocolo fornecido confirmou o facto da aprovação do orçamento de financiamento para grandes reparações e manutenção do património comum do edifício de apartamentos. O autor com base no art. 186 do Código de Processo Civil da Federação Russa, foi apresentada uma petição relativa à cooperativa habitacional falsificando as provas apresentadas no caso. A Inspeção Estadual de Habitação da região de Novosibirsk realizou uma inspeção da manutenção da propriedade comum da casa. A fiscalização mostrou que as áreas comuns não eram mantidas adequadamente. Na assembleia geral não foi aprovada a tarifa de manutenção de bens comuns. A cooperativa habitacional emitiu certidão atestando que não existia orçamento devidamente aceite para a manutenção e reparação de bens comuns. Referindo-se ao depoimento de quatro testemunhas, o tribunal decidiu indeferir o pedido de falsificação da acta da assembleia geral de proprietários.

Como pode ser visto nos autos, a cooperativa habitacional submeteu ao tribunal 4 opções diferentes cálculo da dívida. Os cálculos feitos pelo presidente da cooperativa e pelo contador não têm justificativa e não atendem aos requisitos para tal documentação. O tribunal de primeira instância reconheceu-o, mas recusou-se a satisfazer o pedido, apesar do facto comprovado de que o autor tinha sido enganado e de que foram fornecidas informações falsas.

Protocolo de amostra:

№	Para físico pessoas: Nome completo	Número do quarto e detalhes do documento de propriedade do mesmo	NOME COMPLETO. representante, detalhes do documento que certifica a autoridade do representante
	Para pessoas jurídicas pessoas: nome da pessoa jurídica, número OGRN

Pessoas convidadas:

Ordem do dia da assembleia geral de proprietários de edifícios de apartamentos:

1. Na eleição dos membros da comissão de apuração, do presidente e do secretário da assembleia geral.
…
5. Na determinação do local de afixação dos resultados da assembleia geral sobre as questões submetidas a votação, a fim de familiarizar com os mesmos todos os proprietários de imóveis em edifício de apartamentos.
6. Na determinação do local de armazenamento dos documentos da assembleia geral.
Na data da reunião ficou estabelecido que:

dependências da casa, que respondem por 100% dos votos;

residencial e instalações não residenciais em casa;

agenda;
d) a assembleia geral é declarada aberta
/na falta de quórum de proprietários, a ata é assinada pelos iniciadores da assembleia geral/

1. Sobre a eleição dos membros da comissão de apuração, do presidente e do secretário da assembleia geral

Resolução da questão nº 1 “Sobre a eleição da comissão de apuração, presidente e secretário” composta por __ pessoas na composição proposta ________________________.
(aceito/não aceito)

1. 1. Na determinação do local de afixação dos resultados da assembleia geral de proprietários de prédios de apartamentos sobre questões submetidas a votação, a fim de familiarizá-los com todos os proprietários de prédios de apartamentos.

Resolução da questão n.º 5 “Sobre a determinação do local de afixação dos resultados da assembleia geral sobre questões submetidas a votação, de forma a familiarizar com os mesmos todos os proprietários de imóveis em edifício de apartamentos” ________________________, as deliberações da assembleia geral são afixadas ______________________________ .
(aceito/não aceito) (especificar localização).

1. 1. Sobre a determinação do local de armazenamento dos documentos da assembleia geral.

Resolução da questão nº 6 “Sobre a determinação do local de armazenamento dos documentos da assembleia geral de proprietários em edifício de apartamentos” ________________________
(aceito/não aceito)
os documentos da assembleia geral são armazenados ________________________________________________.
(especificar localização)

(nome completo, outras informações)

Anexos ao protocolo:

1	Cadastro de proprietários de imóveis contendo informações sobre todos os proprietários de imóveis do prédio de apartamentos em " " l.
	Convocatória da assembleia geral em " " l.
	Registo de entrega de mensagens aos proprietários de imóveis em edifício de apartamentos sobre a assembleia geral de " " l.
	Lista dos proprietários de imóveis no prédio de apartamentos presentes na assembleia geral em " " l.
	Procurações (ou cópias das mesmas) que comprovem os poderes dos representantes dos proprietários dos imóveis do prédio de apartamentos em " " l.
	Decisões dos proprietários de imóveis em prédio de apartamentos em 1 via. em " " l.
	Outros documentos ou materiais (se disponíveis e definidos como anexo obrigatório ao protocolo) em " " l.

Presidente da assembleia geral
		(assinatura)	(Nome completo) (data)
Secretário da assembleia geral
Se estiverem presentes mais de quinze pessoas, a informação pode ser apresentada sob a forma de lista, que é um anexo obrigatório ao protocolo. Neste caso, no protocolo, após indicação do número de presentes, é feita a anotação “Lista em anexo, Anexo nº ____”. Exceto no caso em que a deliberação da assembleia geral preveja a afixação da convocatória da assembleia nas instalações de uma determinada casa, determinada por tal decisão e acessível a todos os proprietários das instalações desta casa Vídeo útil Sobre o tema do artigo, assista também ao vídeo educativo “Em que consiste a ata da assembleia geral”: Arquivos anexados Exemplo de ata da assembleia geral de proprietários de prédios de apartamentos.docx

Este artigo é um guia visual para preparar protocolos. Isso o ajudará a criar um protocolo de maneira correta e rápida. Também será útil quando você decidir ensinar isso aos seus colegas, para evitar ter que corrigir os erros que eles cometem.

Nome do tipo e afiliação a sistemas e subsistemas de documentação

A ata é um documento que registra o andamento de uma reunião e o procedimento de tomada de decisões de um órgão colegiado.

Estão sujeitos a registo obrigatório:

• reuniões de órgãos colegiados permanentes do poder e da administração do Estado, órgãos de governo municipal, órgãos de gestão de empresas e organizações (assembleias gerais de fundadores, acionistas, reuniões de conselhos de administração, conselhos de comitês, comissões, diretorias, etc.) e
• conferências, reuniões e reuniões convocadas única ou periodicamente.

Reflexão no propósito de criação de um documento de gestão princípio da colegialidade, a tomada de decisão colegiada nos permite falar do protocolo como formulário de documento independente.

O protocolo é um documento relacionado principalmente ao sistema de documentação organizacional e administrativa. Os protocolos são gerenciais documentos administrativos(pertencem ao subsistema de documentação administrativa), que desempenham funções gerenciais e jurídicas, sendo que a função jurídica do protocolo é prioritária e ganha destaque.

Mas um documento com o nome do tipo “PROTOCOLO” é utilizado no processo de documentação de muitos outros tipos de atividades.

Nas instituições de ensino e científicas, os protocolos registam realizações e descobertas científicas, admissão a formação, abertura de especialidades, padrões educativos, atribuição de qualificações profissionais, graus e títulos académicos, eleição para cargos e outras questões. Tais protocolos referem-se a sistemas de pesquisa científica ou documentação educacional e metodológica (a determinados subsistemas deles, dependendo da finalidade de criação do protocolo e de seu conteúdo).

Na prática empresarial, são elaborados protocolos de reuniões de negócios, protocolos de intenções, protocolos de transferência de informações confidenciais, protocolos de divergências e outros, que registram não decisões de gestão, mas acordos e o que foi alcançado pelas partes (ou seja, colegiais, coletivo, e não “comissão”, como às vezes é dito incorretamente) acordo na resolução de questões de interesse mútuo. Tais protocolos podem ser atribuídos ao subsistema de documentos de informação e referência do sistema de documentação organizacional e administrativa ou ao subsistema de documentação contratual civil do mesmo sistema, porque documentam o andamento da execução de contratos e acordos, confirmam interesses e possíveis áreas de cooperação, e também fixam as condições básicas para a conclusão de transações específicas no futuro.

Os protocolos criados para confirmar liquidações fazem parte do subsistema de transações em dinheiro do sistema de documentação bancária.

Para algumas funções de gestão de pessoal, são elaboradas atas de reuniões de comissões de certificação e qualificação, que integram um subsistema especial de documentação de pessoal.

Atas de assembleias gerais de acionistas (e documentos das mesmas), cujo conteúdo informativo obrigatório é estabelecido pelo Código Civil Federação Russa, Lei Federal “Sobre Sociedades por Ações”, requisitos do regulador - o Serviço Federal para mercados financeiros, formam um subsistema de documentos organizacionais, com base no qual já foi formado um subsistema especial de documentação constituinte, e atualmente podemos falar do processo de formação de um subsistema/sistema de documentação que garante os procedimentos de governança corporativa.

Classificação do protocolo

Todos os tipos e variedades de protocolos, independentemente de pertencerem a um sistema ou subsistema de documentação, são classificados por dois motivos - o método de documentação e o grau de integralidade do registo dos trabalhos da assembleia, que funcionam em simultâneo. Assim, de acordo com o grau de completude da gravação, os protocolos são divididos em curto e completo.

Protocolos completos podem ser texto detalhado(método de texto de documentação), forma abreviada(método de texto usando especial símbolos, que deve ser descriptografado na preparação do protocolo), fonográfico(Gravação de som), protocolos de vídeo(é utilizada gravação de vídeo e áudio, especialmente durante videoconferências). Eles contêm uma gravação de toda a reunião, incluindo comentários, perguntas, comentários, falas e informações durante a reunião, ruídos, aplausos, etc. dependendo do método de documentação.

Breve protocolo regista de forma consistente apenas os nomes do presidente, do secretário, a composição dos presentes, a lista dos assuntos considerados e as decisões tomadas. Uma espécie de protocolo curto é aquele elaborado de forma abreviada, que proporciona uma breve apresentação sequencial das questões consideradas de acordo com o esquema “questão - decisão”.

As atas das reuniões são lavradas por pessoa especialmente escolhida ou designada ou pelo secretário de órgão colegial permanente de ofício, e as atas das reuniões operacionais, que são presididas pelos administradores, são lavradas e lavradas pelos secretários ou subgerentes.

Na lavratura da ata, o secretário da reunião utiliza documentos previamente preparados para a reunião: ordem do dia, listas de convidados, listas de membros do órgão colegiado, textos de relatórios, discursos, certificados de informação, projetos de decisão, etc.

A ata lavrada diretamente na reunião constitui um projeto. Deve ser esclarecido, conferido com a transcrição ou fonograma (caso a transcrição tenha sido feita na reunião ou gravada em ditafone), editado e emitido no prazo máximo de 3 ou 5 dias a partir da data da reunião. Estes prazos ou outras normas para o momento de elaboração do protocolo para assinatura - “no dia da reunião”, “o mais tardar no próximo dia útil”, etc. - normalmente regulado pelos regulamentos dos órgãos colegiados competentes e pela descrição/regulamento de funções do secretário de um órgão colegial específico.

Formulário de protocolo

O protocolo é o principal documento administrativo da gestão colegiada e é quase sempre elaborado como um documento de várias páginas. Portanto, na elaboração da primeira folha do protocolo, é necessário utilizar o formulário geral da organização ou empresa, e caso não exista o formulário geral, o protocolo é elaborado em folhas de papel A4 com os detalhes dispostos de acordo com para o modelo da forma geral.

Se não for utilizado um formulário para preparar a primeira folha do protocolo, os dados geralmente são preenchidos longitudinalmente (ao longo da margem superior da folha de papel) centralizados.

O formulário de protocolo padrão inclui os seguintes detalhes obrigatórios:

• nome completo da organização ou empresa;
• nome do tipo de documento (PROTOCOLO);
• data de;
• índice (em protocolos relativos a documentos administrativos);
• local de compilação;
• título;
• texto;
• assinaturas.

Detalhes adicionais do protocolo são:

• nome da unidade estrutural;
• carimbo de aprovação;
• marcando a presença de aplicativos;
• local (sala, escritório) e horário da reunião;
• sobrenome e iniciais do presidente da mesa;
• data de assinatura do protocolo;
• método de votação (aberta, secreta, ausente).

As características de registro dos dados obrigatórios do protocolo, bem como a presença, quantidade e regras para registro de dados adicionais, características do formulário são determinadas pelas exigências da legislação e costumes vigentes volume de negócios ou uma situação de gestão específica. Mas todos os recursos de design são baseados em algoritmo geral, que historicamente se desenvolveu no processo de elaboração e emissão de protocolo como um dos principais tipos de documentos administrativos.

Cabeçalho do protocolo

Para garantir a força jurídica do protocolo, é necessária a correta elaboração nome completo da organização ou empresa, que é reconhecido como o nome da pessoa jurídica inscrita no Cadastro Único Estadual de Pessoas Jurídicas de acordo com seus documentos constitutivos e estatuto (ou seja, com indicação obrigatória da forma organizacional e jurídica):

Exemplo 1

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Empresa de Responsabilidade Limitada "Seu Parceiro"

Exemplo 2

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Sociedade anônima fechada "ABVGD"

Nome da unidade estrutural(detalhes adicionais do protocolo) geralmente é lavrado em documento nos seguintes casos:

• o protocolo registra todos os tipos de atividades colegiais em uma divisão separada da empresa (ver Exemplo 3);
• as atas são usadas para gravar reuniões (principalmente natureza operacional), que são realizadas numa das divisões estruturais internas da empresa (ver Exemplo 4).

Exemplo 3

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Empresa de Responsabilidade Limitada "Empresa "Quinto Elemento"
Filial "Noroeste"

Exemplo 4

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Sociedade anônima aberta "Remmekhanizatsiya"
Departamento contabilidade e relatórios fiscais

Os nomes das unidades estruturais no protocolo devem corresponder aos nomes exatos indicados no diagrama estrutura organizacional, quadro de pessoal ou outros documentos internos da organização.

Nome do tipo de documento (PROTOCOLO) sempre escrito em letras maiúsculas e localizado uma ou duas linhas abaixo do nome do empreendimento ou unidade estrutural (se os dados estiverem dispostos longitudinalmente, de forma centralizada).

data A ata é a data da reunião, e não a assinatura final e assinatura do documento. Se a reunião de um órgão colegiado durou vários dias, a ata indica a data de início e a data de término. Os métodos de formatação de data podem variar. Por exemplo, via digital:

Exemplo 5 Formatação digital de data

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Exemplo 6 Forma digital de registrar a data de uma reunião que durou 2 dias

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04.05.2011 - 05.05.2011

O método digital é utilizado principalmente no registro de datas de reuniões e reuniões operacionais.

Ao registrar a data em atas de órgãos colegiados ( autoridades superiores gestão e executivo) o método alfanumérico é preferível.

Exemplo 7 Formatação de data alfanumérica

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Exemplo 8 Registro da data de uma reunião que durou 2 dias

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A data está localizada uma linha abaixo do nome do tipo de documento ou acima de uma linha de limite especial no formato geral.

Número do índice) da ata é lavrada na mesma linha da data da reunião acima da linha divisória na forma geral ou dentro área total, reservado para a data e o índice na parte do cabeçalho do documento. O índice do protocolo é o número de série da reunião no ano-calendário ou no mandato do órgão colegiado. Deve-se observar que ao projetar os índices nº 1 a 9, você deve usar pelo menos dois caracteres. Por exemplo, os índices mais simples são designados corretamente: “Nº 01”, “Nº 07”, etc. (Ver Exemplos 7 e 8).

Adereços "local de composição ou publicação"é elaborado em uma linha separada abaixo da data e do índice (se os detalhes estiverem dispostos longitudinalmente - no centro da próxima linha).

Este atributo contém o nome ponto geográfico, em que efetivamente ocorreu a reunião do colegiado. Abreviaturas convencionais usadas na designação nomes geográficos, deve cumprir as Regras de prestação de serviços postais.

Exemplo 9

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Kolomna, região de Moscou.

Exemplo 11

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Com. Distrito de Maleevo Kolomna
região de Moscow

Como cabeçalho o protocolo é elaborado breve declaração do tipo de reunião(tipo de atividade colegial) em caso genitivo, que condiz com o nome do tipo de documento (PROTOCOLO - o quê?), o nome do órgão colegiado e começa com letra maiúscula.

Exemplo 12 Localização angular dos detalhes da parte formal do protocolo

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Exemplo 13 Disposição longitudinal de detalhes da parte formal do protocolo

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O título da ata como espécie de reunião é elaborado uma ou duas linhas abaixo da menção “local de compilação ou publicação”, necessariamente a partir da borda da margem esquerda ou na área assinalada na forma geral com cantos limitantes no canto superior esquerdo da folha de papel. Esta disposição é necessária tanto para a colocação longitudinal como angular dos detalhes (ver Exemplos 12 e 13).

O texto do protocolo é o requisito mais complexo e consiste em duas partes - introdutória e principal. A parte introdutória do texto é estritamente formalizada. Contém informações sobre a composição dos presentes na reunião e a ordem do dia (lista de assuntos submetidos à discussão), que são elementos totalmente independentes do texto e são formulados de acordo com regras padronizadas.

Composição dos presentesé traçado duas linhas abaixo do tipo de reunião a partir da borda do campo esquerdo e começa com a indicação do presidente e do secretário da reunião. Os sobrenomes do presidente e do secretário são escritos após um travessão, as iniciais seguem o sobrenome.

Exemplo 14

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Presidente - Markov S.V.
Secretário - Petrova A.I.

Os sobrenomes e iniciais dos membros efetivos dos órgãos colegiais (eleitos ou membros ex officio do colegiado) que estiveram presentes à reunião são listados em ordem alfabética por sobrenome sem o título do cargo após a palavra “Presente:”, que é escrito duas linhas abaixo, sempre a partir da borda da margem esquerda, e termina com dois pontos. Os nomes dos presentes estão escritos em toda a largura da linha com espaçamento de uma linha.

Exemplo 15

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Presente: Borisov A.M., Vinogradov V.V., Gromov P.S., Dmitriev P.E., Ivanov L.M., Fomin P.P.

Se os membros de um órgão colegiado incluírem mais de 15 pessoas, a composição dos presentes é indicada quantitativamente, e uma lista de nomes é anexada ao protocolo, sobre a qual é feita uma anotação.

Exemplo 16

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Presente: 20 pessoas (lista em anexo)

Os nomes e iniciais dos dirigentes convidados que não integram o colegiado, mas que estiveram presentes na reunião, constam após a palavra “Convidados:”. É traçado a partir da borda da margem esquerda duas linhas abaixo da palavra “Presente:” e termina com dois pontos. É costume indicar as posições dessas pessoas.

Exemplo 17

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Convidado: gerente de clientes Ageeva N.O., chefe do departamento de atendimento ao cliente Kotova L.P.

A lista de assuntos submetidos à discussão e deliberação do órgão colegiado é elaborada após as palavras "Agenda:", que se localizam a partir da borda da margem esquerda duas linhas abaixo da composição dos presentes e terminam com dois pontos.

Cada item da agenda é formulado com a preposição “O” e responde à pergunta “Sobre o quê?” e contém a indicação do cargo, sobrenome e iniciais do orador. Além disso, a palavra “orador” não é utilizada no protocolo, a fórmula de fala correta é: “Relatório - (de quem?) cargo, sobrenome, iniciais”.

Os assuntos são numerados em algarismos arábicos, dispostos na ordem do dia de acordo com o grau de sua importância (ou de acordo com o tempo previsto de discussão) e elaborados com linha vermelha.

Exemplo 18

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Agenda:

1. Com a aprovação da Política Contábil para 2011
   Relatório do Vice-Chefe Contador Krasnov A.I.
2. Sobre a preparação de um pedido de empréstimo à filial de Moscou da Cisjordânia (OJSC).
   Relatório do chefe do departamento jurídico Smolin A.G.

Os itens da agenda devem ser formulados de forma clara e específica, uma vez que são o verdadeiro títulos para o texto subsequente do protocolo, que será apresentado ponto a ponto na sequência de consideração dos assuntos na reunião.

A expressão “Diversos” na agenda do protocolo concluído é considerada inadequada, porque o documento é elaborado após a reunião, quando já é possível formular com precisão todas as questões consideradas.

Mesmo nos casos em que a ordem do dia da reunião seja elaborada como documento informativo independente e enviada previamente aos participantes da reunião e aos membros do órgão colegiado, o texto da ata deverá incluir a redação de todos os assuntos discutidos. A nota no texto do protocolo: “A agenda está anexada” é inaceitável, mesmo quando a agenda é arquivada juntamente com o protocolo como um documento informativo separado.

A parte principal do texto do protocolo, ou seja, todo o andamento da reunião e as decisões tomadas, é compilado pelo secretário da reunião, trabalhando quase como um intérprete simultâneo, apenas o discurso é “traduzido” da forma oral (muitas vezes espontâneo, emocional e nem sempre preparado) em forma escrita, ou seja, . ordenado, construído em padrões de fala, principalmente com ordem direta de palavras e uso de vocabulário especial e termos de estilo empresarial.

A parte principal do texto do protocolo está estruturada de acordo com os itens da agenda por seção. Cada seção, refletindo o andamento da reunião, consiste em três partes: ESCUTADO - FALAR - DECIDIDO (DECIDIDO).

A palavra “OUVIDO” é numerada de acordo com o número do item da ordem do dia, traçado a partir da borda da margem esquerda em letras maiúsculas e termina com dois pontos. A seguir, a partir da linha vermelha, escreve-se o sobrenome e as iniciais do locutor no caso genitivo (OUVIDO - quem?), coloca-se um travessão e, em seguida, escreve-se o conteúdo do relatório de forma breve ou detalhada. A apresentação geralmente é feita na terceira pessoa do singular no pretérito:

Exemplo 19

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1. ESCUTADO:

Krasnova A.I. - informou sobre as principais disposições da Política Contábil da empresa para 2011. Ele observou que ela foi completamente revisada em conexão com as alterações feitas no Código Tributário da Federação Russa. Proposta de aprovação da política contábil da empresa para 2011.

Se o texto do relatório principal foi preparado com antecedência e, após consideração do assunto, foi transferido para a secretaria/secretário da reunião, então na apresentação do texto é conveniente utilizar outra técnica: formular brevemente o tema do relatório de acordo com a ordem do dia e após o ponto anotar: “O texto do relatório encontra-se em anexo”.

Exemplo 20

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1. ESCUTADO:

Krasnova A.I. - sobre as principais disposições da política contabilística da empresa para 2011. O texto do relatório encontra-se em anexo.

Neste caso, o relatório pré-elaborado deverá ser assinado, assinado e datado pelo autor, para que possa efetivamente ser emitido como documento independente anexo ao protocolo.

A palavra “SPEAKED” é escrita a partir da borda da margem esquerda em letras maiúsculas e termina com dois pontos. O sobrenome e as iniciais de cada locutor estão escritos em uma linha vermelha e indicados em caso nominativo( REALIZADO - quem?). Após o travessão, um conteúdo breve ou detalhado do discurso é escrito na forma de discurso indireto.

Todas as perguntas ao palestrante e aos palestrantes, bem como as respostas às mesmas, são registradas na ordem em que foram recebidas e também registradas na linha vermelha. O nome da pessoa que fez a pergunta não pode ser indicado.

Exemplo 21

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Pergunta: Todos os grupos contábeis de ativos fixos estão refletidos em Política contábil?

Sim, todos os grupos necessários para refletir corretamente os ativos fixos na contabilidade da nossa empresa.

Soluções, adotados coletivamente sobre cada um dos assuntos discutidos, são escritos após a palavra “DECIDIDO” ou “DECIDIDO”. Estas palavras são termos de estilo empresarial que refletem a tomada de decisões colegiais (implicando o pronome “nós”). Na prática empresarial, cada termo tem sua esfera de utilização na elaboração de protocolos. Assim, nas atas de assembleias gerais de acionistas, fundadores, reuniões de conselhos de administração, reuniões de coletivos de trabalho, reuniões de funcionários (no âmbito do autogoverno estabelecido e permitido pelo código de conduta empresarial), grupos de iniciativa, o considera-se correto o uso do termo “DECIDIDO” (formaliza-se a atuação dos mais altos órgãos colegiados, “poder”). Nas atas de reuniões de comitês, conselhos, grupos de trabalho, reuniões operacionais e demais colegiais órgãos executivos(formado como “gestão operacional”) o termo correto é “RESOLVIDO”.

Esta palavra é escrita na margem esquerda em letras maiúsculas e termina com dois pontos. A partir da linha vermelha, as ações administrativas são formuladas de forma breve e precisa, ponto a ponto, que deverão ser numeradas de acordo com o número do assunto da ordem do dia. O número da decisão adotada é composto por duas partes, separadas por um ponto, sendo o primeiro dígito correspondente ao número do assunto da ordem do dia, e o segundo - o número da decisão sobre este assunto (afinal, muitas vezes acontece que várias decisões e instruções sejam tomadas sobre um assunto da agenda). Veja o Exemplo 22.

A cláusula que estabelece norma legal(“normativo”), é formulado de acordo com um modelo de discurso padrão: o que fazer - em que horas (a partir de que horas ou por que período)? Veja a solução 1.1 no Exemplo 22.

1. para quem - o que fazer - até quando? (ver solução 1.2 no Exemplo 22) ou

Se a decisão foi tomada por votação, seus resultados são apresentados na forma: “A favor - 10, contra - 0, abstenção - 2” ou “Unanimidade”. O cumprimento deste formulário é obrigatório quando são tomadas decisões sobre a nomeação, eleição ou aprovação de candidatos ou sobre a composição pessoal de comissões, comités, etc.

Leia sobre votação cumulativa no artigo de Sergei Rossol "

Parte formal do protocolo

Assinaturas o presidente e o secretário da reunião estão documentados em ata editada e verificada. Eles estão localizados três a quatro linhas abaixo do texto a partir da borda esquerda e são separados por uma linha. Nas transcrições das assinaturas, as iniciais são colocadas antes do sobrenome. As assinaturas pessoais do presidente e do secretário são lavradas no protocolo original.

Exemplo 24

Recolher exibição

Sendo o protocolo um documento administrativo interno da empresa, identificação de carimbo geralmente não é necessária.

As cópias (fotocópias) do protocolo assinado e assinado ou extratos do protocolo, necessários ao processo de envio do documento para execução, têm direito a certificar com a sua assinatura o secretário (secretário da reunião ou secretário do órgão colegiado ex officio), lavrando corretamente nota sobre a certificação da cópia. Se uma cópia ou extrato do protocolo for utilizado dentro da organização, não será colocado selo nele (assim como no próprio protocolo). Se um extrato ou cópia do protocolo for destinado ao uso fora dos muros da organização de origem, vale a pena selá-lo.

Exemplo 25 Marca na certificação de uma cópia do protocolo

Recolher exibição

Alguns tipos de protocolos estão sujeitos à aprovação do primeiro chefe da empresa ou organização. Por exemplo, são aprovadas as atas de reuniões da comissão de especialistas da organização, a comissão de especialistas para atribuir/remover restrições de acesso a informações e documentos da organização, atas de reuniões de grupos de projetos/escritórios de projetos em gerenciamento de projetos, etc.

A aprovação é emitida com carimbo de assinatura, que fica localizado no canto superior direito do documento e consiste na palavra “APROVAR”, nome abreviado do cargo de gestor (já que o nome completo da organização ou empresa está indicado no parte do cabeçalho do documento ou na forma geral), assinatura pessoal, sua transcrição e datas de aprovação.

O artigo de Sergei Rossol “Ata da assembleia geral de acionistas e participantes” na revista “Trabalho de escritório e fluxo de documentos na empresa” nº 4” 2011 na página 33 é dedicado às peculiaridades da elaboração da ata da assembleia geral assembleia de participantes de uma LLC e ata de acionistas de um JSC.

Para obter informações sobre como realizar uma assembleia geral de acionistas/participantes em uma sociedade por ações e uma LLC, leia o artigo de Sergei Rossol “Reunião anual em sociedades comerciais” na revista “Trabalho de escritório e fluxo de documentos em uma empresa” Não .3” 2011 na página 62

Neste material você encontrará instruções sobre como redigir a ata da assembleia geral dos fundadores da LLC

Crie atas da reunião dos fundadores online

No processo de criação de uma LLC, um dos documentos mais importantes é a ata da reunião dos fundadores. É necessário caso a empresa tenha vários proprietários. Tal documento é criado apenas uma vez e é extremamente importante aderir a certas regras e mecanismos ao produzi-lo.

Neste artigo responderemos à pergunta “como lavrar a ata da assembleia de fundadores” para que não possa ser contestada ou recusada no momento do registro de uma LLC.

Diferenças entre participantes e fundadores

Do ponto de vista jurídico, existem diferenças:

• Ata da assembleia geral de fundadores (às vezes dizem: “ Assembléia Constituinte") é elaborado no momento da constituição de uma empresa.
• A ata de uma assembleia geral extraordinária de participantes da LLC é elaborada se a organização convocar os participantes, por exemplo, para alterar diretor geral, venda das ações do fundador, mudança de local ou outras alterações.
• A ata da próxima assembleia geral de participantes é elaborada para a assembleia anual, que, de acordo com a nova lei, se realiza anualmente.

Requisitos para o conteúdo da ata da reunião de fundadores

1. Título da ata da reunião de fundadores

Para que o documento tenha pleno valor jurídico, o título deve iniciar-se com as palavras “Acta n.º 1 da assembleia geral de fundadores da “Sociedade de Responsabilidade Limitada”” e deve ser seguido do nome completo da sociedade.

A data do documento é indicada com base no horário da reunião e não no momento da lavratura da própria ata. Geralmente é colocado na próxima linha após a palavra “PROTOCOLO” ou antes de uma linha delimitadora especial.

Após a data e o número, deverá indicar o local onde ocorreu a reunião. Ao indicar um assentamento, você pode usar abreviaturas: cidade - cidade, região - região. e assim por diante.

De acordo com o art. 181.2. O Código Civil da Federação Russa deve necessariamente indicar na ata da assembleia geral:

• data, hora e local da reunião;
• informações sobre pessoas que participaram da reunião;
• resultados da votação para cada item da ordem do dia;
• informações sobre as pessoas que realizaram a contagem dos votos;
• informações sobre pessoas que votaram contra a decisão da reunião e exigiram que isso fosse registrado em ata.

Exemplo de cabeçalho de protocolo:

PROTOCOLO Nº 1
Assembleia geral de fundadores
Sociedades de responsabilidade limitada ""
(doravante denominada Sociedade)
12 de fevereiro de 2018
Data da assembleia geral – 12 de fevereiro de 2018
Forma de realização de assembleia geral – reunião (presença conjunta)

O presidente da assembleia geral é __________
Secretário da assembleia geral – __________

Exemplo de lista de fundadores

2. Parte introdutória do conteúdo do protocolo

O texto principal do protocolo consiste em duas partes. O primeiro é introdutório, preenchido estritamente de acordo com a amostra. O segundo - o principal é elaborado de forma livre.

Na parte introdutória do texto é necessário indicar informações sobre a composição dos fundadores que participaram da reunião, bem como a agenda. Em primeiro lugar, são indicadas as informações sobre o presidente da assembleia geral e o secretário da assembleia, bem como separadamente sobre a pessoa que contou os votos, após o que todos os fundadores são indicados através da palavra “Presente”. Você precisa escrever: sobrenomes, nomes, patronímicos, dados do passaporte e endereços de registro. Se se trata de pessoa jurídica, indique: o nome da organização, INN, OGRN, bem como os dados do representante da empresa.

Crie um protocolo em 15 minutos

3. Agenda

A pauta também está anotada no documento, e após essas palavras vem uma lista numerada dos assuntos que foram discutidos na reunião. Há certas regras:

• Se for proposto um relatório em uma reunião, serão indicados o sobrenome, as iniciais e a posição do orador.
• Todas as questões são numeradas de acordo com sua importância. Primeiro vêm os principais, depois os secundários.
• Cada pergunta deve ser formulada de forma clara e concisa.
• Se os relatórios ou discursos dos participantes da reunião contiverem frases emocionais, o secretário deverá tornar a redação o mais clara e profissional possível.

A parte principal do texto é composta por vários blocos, que seguem uma determinada ordem: “Ouvir”, “Discurso”, “Resolvido”, “Votado”.

No bloco “Ouvir”, é necessário indicar a posição, sobrenome e iniciais do locutor principal no caso genitivo. Depois, você pode resumir brevemente a essência do relatório em si. Se o discurso for grande e volumoso, ele poderá ser formatado separadamente.

O bloco “Alto-falantes” indica os nomes e iniciais dos alto-falantes. Seus relatórios podem ser resumidos com um travessão.

O bloco “Resolvido” indica as decisões tomadas.

Na ata da reunião dos fundadores da LLC, os principais pontos são:

• Eleição do presidente e do secretário da reunião. Eles são selecionados entre os fundadores.
• Na constituição de uma empresa, neste caso é necessária a aprovação da sua razão social e localização da empresa.
• Após aprovação do estatuto da empresa.
• Sobre o valor, forma, procedimento e condições de pagamento capital autorizada.
• O tamanho e o valor nominal da participação de cada um dos fundadores.
• Ao pagar com bens, deve ser tomada a decisão de aprovar o valor monetário dos títulos, outras coisas ou direitos de propriedade, ou outros direitos com valor monetário, contribuídos pelos fundadores da empresa para pagar as ações do capital autorizado da empresa .
• Sobre a eleição dos órgãos de administração da sociedade (principalmente a eleição apenas do Diretor Geral).
• Se o estatuto da LLC especificar um órgão de controle, é necessário formar imediatamente uma comissão de auditoria (auditor) da Empresa.
• Se o estatuto especificar uma auditoria anual obrigatória da empresa, ou se estiver previsto por lei, o auditor da empresa deverá ser aprovado imediatamente.
• Determinar qual dos fundadores pagará a taxa estadual pelo registro estadual da empresa e realizará todas as demais ações necessárias ao registro da empresa.

Cada item desta lista deve conter ações específicas. Se houver várias resoluções sobre o assunto, elas deverão ser divididas em subparágrafos: “1.1”, “1.2” e outros.

Todas as decisões são tomadas por unanimidade, com exceção das deliberações sobre a eleição dos órgãos de administração da sociedade, a constituição de uma comissão de auditoria ou a eleição do revisor oficial de contas da sociedade e a aprovação do revisor oficial de contas da sociedade, que são tomadas por maioria de pelo menos pelo menos três quartos dos votos do número total de votos dos fundadores da empresa.

Exemplo de agenda:

AGENDA
1. Eleição do presidente e do secretário da assembleia geral de fundadores e atribuição de funções de contagem de votos.
2. Constituição de sociedade por quotas "".

Exemplo de design para o bloco "Decidido"

DECIDIDO

No primeiro ponto da ordem do dia -
1. Eleger _______________ (doravante denominado Presidente) como presidente da assembleia geral dos fundadores da Sociedade, e _______________ (doravante denominado Secretário) como secretário da assembleia geral dos fundadores da Sociedade. Atribuir a responsabilidade pela contagem dos votos ao secretário da assembleia geral – _______________.

• “Para” - por unanimidade
• “Contra” – não
• “Abstive-se” – não

A decisão foi tomada por unanimidade

Quanto ao segundo ponto da ordem do dia -
2. Constituição de sociedade por quotas "".

• “Para” - por unanimidade
• “Contra” – não
• “Abstive-se” – não

A decisão foi tomada por unanimidade

Os fundadores estiveram presentes Empresa de Responsabilidade Limitada "______________________"(doravante denominada “Sociedade”):

Empresa de responsabilidade limitada "________________" (LLC "________________", OGRN ______________, INN ______________, KPP ______________, endereço de localização: índice, cidade ________, rua __________, prédio ____, escritório _______) representada por ___________ [cargo] agindo com base na Carta - o presidente da reunião;

- _________________________________ [nome completo](passaporte de cidadão da Federação Russa 00 00 No. 000000, emitido ____________________________ xx.xx.20xx, código de divisão 000-000, registrado no endereço: índice, cidade ________, rua __________, prédio ____, apto. ____) - secretário da reunião.

AGENDA:

1. Constituição da Sociedade e aprovação da sua forma orgânica e jurídica.

2. Aprovação da Empresa.

3. Aprovação da dimensão, dimensão e valor nominal das ações da Sociedade, dos fundadores da Sociedade no capital autorizado.

4. Aprovação da Empresa.

5. Objetivo da Empresa.

6. Aprovação do procedimento de atuação conjunta dos fundadores para constituição de pessoa jurídica.

Em 1 item da agenda:

DECIDIDO: Estabelecer organização comercial sob a forma de Sociedade Limitada.

No item 2 da agenda:

DECIDIDO:

1) aprovar a denominação social completa da Companhia:

em russo - Sociedade de Responsabilidade Limitada "______________________";

2) aprovar a razão social abreviada da Companhia:

em russo - LLC "______________________";

3) aprovar o seguinte endereço da sede da Empresa: index, ________, st. __________, D. ____, escritório. _______.

No item 3 da agenda:

DECIDIDO:

1) aprovar o capital autorizado da Companhia no valor de , contribuição do capital autorizado em dinheiro e ações dos fundadores nos seguintes valores:

Compartilhar _________________________________ [nome completo] no valor de xx% do capital autorizado da Companhia, valor nominal __________ (valor por extenso) rublos rublos;

Participação da LLC "________________" no valor de xx% do capital autorizado da Companhia, valor nominal __________ (valor por extenso) rublos rublos

2) determinar o seguinte procedimento e condições de pagamento das ações dos fundadores da Companhia no capital autorizado:

Cada fundador da empresa deve integralizar integralmente sua participação no capital autorizado da Empresa no prazo de quatro meses a partir da data do registro estadual da Empresa.

No item 4 da agenda:

DECIDIDO: Aprovar o Estatuto da Sociedade na versão vigente.

No item 5 da agenda:

DECIDIDO: Nomear como _________________ Sociedades _________________________________ [nome completo]. Celebrar um contrato de trabalho com ________________________ [sobrenome e iniciais] por um período de ____ (número por extenso) anos/ano a partir da data de registro estadual da Empresa. Assina o contrato de trabalho em nome da Empresa _________________________________ [nome completo].

No item 6 da agenda:

DECIDIDO:

1) Instruir a preparar e enviar documentos para registro estadual da Empresa_________________________________ [nome completo].

2) pagar os custos associados ao reconhecimento de firma do fundador no requerimento no formulário P11001 a cada fundador de forma independente;

3) obrigar o fundador que não cumprir ou cumprir indevidamente suas obrigações de criação da Empresa a indenizar os demais fundadores pelos prejuízos causados;

4) afirmar que nesta decisão não é exigida a notarização das assinaturas dos fundadores.

A conformidade do protocolo com o exemplo apresentado acima irá ajudá-lo a evitar erros irritantes ao registrar uma LLC, mas muitas vezes as autoridades fiscais regionais podem impor requisitos específicos que não estão explicitamente declarados na legislação, portanto, um serviço agora está disponível especialmente para nossos usuários verificação gratuita de documentos para registro de empresas por especialistas 1C.