List przypominający- jeden z rodzajów korespondencji biznesowej. Z tej formy korespondencji można skorzystać w zupełnie innych sytuacjach, zwłaszcza gdy trzeba o tym przypomnieć drugiej stronie

• o wypełnieniu podjętych zobowiązań,
• o przestrzeganiu prawa,
• o zbliżaniu się jakiegoś ważnego wydarzenia lub daty itp.

Zwykle pismo poprzedzane jest ustnym przypomnieniem, jeżeli jednak nie odniosło to pożądanego skutku, nadawca ucieka się do pisemnego upomnienia. Tym samym list ten służy nie tylko przypomnieniu, ale także stanowi dowód podjętych działań.

W niektórych przypadkach pisma przypominające stosuje się, gdy inna forma przekazania wiadomości od jednej strony do drugiej jest z jakiegoś powodu niemożliwa (na przykład zgodnie z warunkami umowy).

AKTA

Kto pisze list?

Zazwyczaj pisanie takich listów jest przypisane kierownikowi jednostki strukturalnej, której interesy są naruszone, prawnikowi lub sekretarzowi organizacji. Niezależnie jednak od tego, kto jest bezpośrednio zaangażowany w jego przygotowanie, wskazane jest oddanie pisma do podpisu szefowi przedsiębiorstwa – w ten sposób nabierze ono solidności i większego znaczenia dla adresata.

Zasady pisania listu przypominającego

List nie ma standardowej, ujednoliconej formy, dlatego można go napisać w dowolnej formie. Przygotowując ją warto jednak kierować się pewnymi normami i standardami korespondencji biznesowej.

List przypominający musi zawierać

• informacje o nadawcy i adresacie (pełne nazwy firm, a jeśli chodzi o adresata, to także stanowisko i imię i nazwisko konkretnego pracownika),
• powód przypomnienia,
• a także odniesienia do przepisów ustawowych i wykonawczych, które są istotne dla przywoływanego problemu lub sytuacji (jeśli to konieczne).
• Jeżeli sprawa dotyczy niewykonania obowiązków lub naruszenia prawa, należy wymienić odniesienia do nich, a także ewentualne sankcje i środki, jakie nadawca jest gotowy podjąć w celu rozwiązania sprawy (ze wskazaniem terminów lub okresu).
• Nie na miejscu byłoby przypomnieć o możliwości pokojowego rozwiązania problemu, satysfakcjonującego obie strony.
• W przypadku załączenia do pisma dodatkowych dokumentów, należy to również odnotować w jego treści, podając liczbę załączników i strony każdego z nich z osobna.

Ton listu musi być wyjątkowo uprzejmy i poprawny, a jeśli jest adres do konkretnego urzędnika, koniecznie użyj epitetu „Szanowny”. Przypominamy, że przeinaczanie faktów, podawanie nieprawdziwych informacji, a nawet groźby są całkowicie niedopuszczalne. Tworząc ponaglenie warto pamiętać, że w każdej chwili może ono stać się dokumentem mającym znaczenie prawne.

List ten może być albo bardzo krótki, składający się z jednego wyrażenia, albo szczegółowy i zawierać kilka punktów. Ponadto przypomnienie może zostać wysłane więcej niż raz, kilka razy (w takich przypadkach należy w nim wpisać frazy typu „przypominamy ponownie”, „ponownie przypominamy”).

List może zostać napisany odręcznie lub w formie drukowanej, przy czym niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, musi być poświadczony „żywym” podpisem. Ponadto należy go zarejestrować w dzienniku dokumentacji wychodzącej. Nie ma konieczności poświadczania wiadomości pieczęcią, gdyż od 2016 roku zniesiony został wymóg stosowania pieczęci i pieczątek w działalności prowadzonej na rzecz osób prawnych, tak jak dotychczas w przypadku przedsiębiorców indywidualnych.

Przykład napisania listu przypominającego

1. Na początku listu jest to wskazane nadawca, tj. W wymaganych wierszach wpisz pełną nazwę firmy (zgodnie z dokumentami założycielskimi), adres i numer telefonu do kontaktu. Następne pasuje odbiorca: jego imię i nazwisko oraz konkretna osoba, do której bezpośrednio kierowany jest adres (stanowisko, nazwisko, imię i nazwisko rodowe).
2. Następnie powinieneś umieścić data napisać list i numer zgodnie z wewnętrznym obiegiem dokumentów firmy, a także wskazać Tytuł dokumentu z krótkim wskazaniem jego znaczenia (w tym przypadku „o przekazaniu płatności z tytułu umowy”).
3. Następnie możesz przejść dalej część opisowa. Najpierw musisz wskazać powód przypomnienia. Jeżeli jest to naruszenie klauzuli umowy, wpisz jej datę, numer i istotę, jeśli mówimy o funduszach, należy je wskazać zarówno cyframi, jak i słownie. Następnie należy sformułować przypomnienie i zaproponować wywiązanie się ze swoich zobowiązań w określonym terminie (także w liczbach i słowach). Na koniec możesz wypisać działania, które nadawca jest gotowy podjąć, aby rozwiązać problem w sposób bardziej fundamentalny.
4. Podsumowując, wymagany jest list podpisać, z transkrypcją podpisu i wskazaniem stanowiska podpisującego.

Jak wysłać list przypominający

List można wysłać za pośrednictwem

• e-mail,
• wiadomością faksową
• lub za pośrednictwem Poczty Rosyjskiej.

Możesz połączyć dwie opcje, np. e-mail z przesyłką „na żywo”, zwłaszcza jeśli tę drugą poprzesz potwierdzeniem odbioru (będzie to kolejny dowód wysłania listu i, co ważniejsze, jego doręczenia w prawo ręce). W każdym razie warto pamiętać, że listy wędrują pocztą rosyjską dość długo, dlatego korzystając z nich, warto zarezerwować sobie trochę czasu lub powielić tę metodę wysyłania innym.

Jeśli pismo przypominające nie przyniesie skutku

Niepisane zasady korespondencji biznesowej powodują, że przypomnienie wymaga obowiązkowej odpowiedzi odbiorcy (także w formie pisemnej). Jeżeli upomnienie nie odniosło oczekiwanego przez nadawcę skutku, kolejnym etapem jest pisanie, które z reguły ma bardziej stanowczy charakter i bezpośrednio poprzedza skierowanie sprawy do sądu.

List przypominający z propozycją współpracy

Gdy organizacja aktywnie poszukuje partnerów, może wysłać do potencjalnej strony list w sprawie przyszłej relacji z propozycją współpracy. W ten sposób możesz nie tylko poszerzyć rynek sprzedaży, ale także znaleźć zyskownych dostawców i wykonawców wymaganej usługi.

Taki list ofertowy może być ukierunkowany, ale może być skierowany do kilku potencjalnych kontrahentów jednocześnie lub stworzony w uogólnionej formie dla szerokiego zakresu informacji.

List taki możesz wysłać w dowolnej dogodnej formie:

• pocztą;
• kurierem;
• e-mailem;
• faksem;
• przekazać na osobistym spotkaniu.

Później takie pismo można przeformułować na pismo przypominające, jeśli był sygnał od drugiej strony o możliwej współpracy, ale pierwsze pismo, np. ze względu na brak czasu, nie zostało dokładnie przemyślane.

Wymagane elementy pisma przypominającego:

• zwrócenie się do adresata (szefa organizacji, z imienia i nazwiska lub stanowiska, do konkretnej osoby lub, jeśli pismo ma charakter uogólniony, wybiera się formę możliwie najbardziej zbliżoną do zindywidualizowanej);
• tytuł dokumentu (propozycja współpracy, propozycja handlowa, propozycja biznesowa itp. w zależności od celu);
• podsumowanie informacji o organizacji wysyłającej, ważnych dla przyszłej współpracy;
• warunki, na jakich oferowana jest interakcja;
• koordynaty kontaktowe (telefon, fax, E-mail, adres)

Pamiętaj o podaniu daty, nazwiska szefa organizacji, z odręcznym podpisem i pieczęcią.

Przykładowy list przypominający z propozycją współpracy

List przypominający o wypełnieniu obowiązków

Pismo takie kierowane jest do organizacji, jeśli z jakiegoś powodu nie wywiązała się ona w terminie z wcześniej przyjętych zobowiązań wobec kontrahenta lub zbliża się ich termin, a intencje partnera nie są jasne.

Ważne, aby list był przypomnieniem, a nie wyrzutem czy groźbą. Warunkiem wstępnym jest życzliwość tonu. Nie znając przyczyn opóźnienia, zrzucanie winy na partnera może być lekkomyślne, całkiem możliwe, że ma on obiektywne okoliczności.

Przypomnienie może zostać powtórzone. Jeżeli takie pismo nie zostanie wysłane po raz pierwszy, to na koniec powinieneś poinformować o swoim ostatecznym zamiarze, np. skierowania sprawy do sądu.

» Jak tworzyć przypomnienia na komputerze?

Jak tworzyć przypomnienia na komputerze?

Czy często zapominasz o wizycie lub bierzesz leki? Korzystając ze standardowych narzędzi systemu operacyjnego, możesz samodzielnie utworzyć „przypomnienie” na swoim komputerze. Funkcja ta jest dostępna w wielu telefony komórkowe i Przeczytaj tę instrukcję, aby dowiedzieć się, jak włączyć tę funkcję na swoim komputerze.

Aby rozpocząć, naciśnij skrót klawiaturowy Wygraj + R(Win to klawisz skrótu w systemie Windows) i w wyświetlonym oknie wprowadź polecenie notatnika.

Następnie kliknij Wchodzić aby uruchomić Notatnik i wpisać tekst w wyświetlonym oknie: Msgbox„Weź lek”, a następnie naciśnij skrót klawiaturowy Ctrl+S aby zapisać wprowadzone zmiany.

Nadaj plikowi następującą nazwę przypomnienie.vbs a następnie z rozwijanej listy wybierz „Dokumenty tekstowe”. Na koniec kliknij przyciski „Zapisz” i „Zamknij”.

W standardowym harmonogramie zadań należy utworzyć harmonogram, zgodnie z którym zostanie uruchomione „przypomnienie”. Aby to zrobić, w menu „Start” wybierz „Wszystkie programy” \ „Akcesoria” \ „Narzędzia systemowe”.

Dalsze kroki są inne w przypadku systemów Windows XP i Windows Vista oraz Windows 7.

Windows XP: Kliknij na pozycję „Zaplanowane zadania”, a następnie w oknie, które się pojawi, na ikonie „Dodaj zadanie”. W oknie „Kreator harmonogramu zadań” kliknij „Dalej”, a następnie „Przeglądaj...”, wybierając lokalizację pliku utworzonego w kroku 1: przypomnienie.vbs. Następnie określ, jak często chcesz uruchamiać „przypomnienie”: codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Aby potwierdzić zakończone działania, kliknij „Dalej”. A następnie wybierz ustawienia uruchamiania „przypomnienia”: godzinę, dni tygodnia i datę rozpoczęcia. Następnie kliknij „Dalej”, podając hasło do konta, z którego korzystasz, a następnie kliknij kolejno „Dalej” i „Zakończ”.

Windows Vista i Windows 7: kliknij „Harmonogram zadań” i w następnym oknie „Utwórz” proste zadanie…”, a następnie nadaj zadaniu nazwę, np. Nazwa: Przypomnienie, a następnie kliknij „Dalej”. Następnie określ częstotliwość zadania: codziennie, co tydzień lub co miesiąc i ponownie kliknij „Dalej”. Ustaw godzinę rozpoczęcia „przypomnienia” i dwukrotnie kliknij „Dalej”. Następnie kliknij przycisk „Przeglądaj…” i wybierz plik utworzony w kroku 1: przypomnienie.vbs. Na koniec kliknij „Dalej” i „Zakończ”.

Jeśli chcesz uruchamiać „przypomnienie” co godzinę lub na określony czas, to kliknij prawym przyciskiem myszy utworzone zadanie przypomnienia, a następnie z menu kontekstowego wybierz „Właściwości”. W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki „Harmonogram” i kliknij „Zaawansowane”. Skonfiguruj parametry uruchamiania według własnego uznania i kliknij „OK”. Możesz utworzyć wiele harmonogramów, zaznaczając pole wyboru „Pokaż wiele harmonogramów”. Po zakończeniu kliknij „OK”.

O wyznaczonej godzinie na ekranie komputera pojawi się okno z przypomnieniem „Weź lek” (lub cokolwiek innego, co zaplanowałeś) Gdy przypomnienia nie będą już potrzebne, otwórz „Harmonogram zadań”, wybierz odpowiednie zadanie i kliknij „Usuń”, w wyświetlonym oknie potwierdź działania, klikając „Tak”.

Jeśli nie pracujesz stale na tym samym komputerze, możesz utworzyć przypomnienie w serwisie online. Aby ustawić przypomnienie w Internecie, przejdź do strony takiej usługi, na przykład portal yandex.ru obsługuje funkcję przypomnienia. Zarejestruj się w systemie, jeśli nie masz jeszcze konta Yandex. Kliknij łącze Kalendarz, aby utworzyć przypomnienie o wydarzeniu. Kliknij przycisk „Utwórz wydarzenie” i wypełnij pola. Wpisz nazwę wydarzenia, opis, lokalizację i godzinę. Wskaż także czas, w jakim musisz zostać o tym powiadomiony. Przejdź do ustawień kalendarza i wybierz rodzaj powiadomienia: e-mailem lub SMS-em.

Na dzisiejszej lekcji zrobimy przypomnienie wydarzenia lub planów na przyszłość dla bliskiej osoby wyłącznie przy użyciu narzędzi systemu Windows, bez korzystania z programów firm trzecich.

Instrukcje dotyczące tworzenia przypomnień będą długie, chociaż w zasadzie wszystko odbywa się po prostu, wystarczy trochę zagłębić się w sekwencję działań. Jako przykład podam dzisiejszą sytuację, kiedy w nowym liście otrzymałem zaproszenie na webinar, o którym mogłem po prostu zapomnieć do wieczora, bo na dzisiaj zaplanowanych jest mnóstwo rzeczy.

Ponieważ Ponieważ na moim komputerze jest zainstalowanych wiele różnych programów do pracy, nie chcę po prostu przeciążać systemu, instalując kolejny program do przypomnień. I po co instalować niepotrzebne rzeczy, skoro Windows 7 i nowsze wersje mają już niezbędną funkcjonalność. Oczywiście nie jest to tak szerokie jak byśmy chcieli i może niezbyt wygodne, ale jeśli nie planujesz tworzyć dziesiątek przypomnień dziennie, to Harmonogram zadań systemu Windows wystarczy.

Zacznijmy: Nawiasem mówiąc, dla Windows 7 i 8 instrukcje są równie istotne, w rzeczywistości są to ten sam system operacyjny, tylko z innym interfejsem i odpowiednio różnymi ścieżkami do panelu sterowania.

Harmonogram zadań systemu Windows

Start - Panel sterowania - Narzędzia administracyjne - Harmonogram zadań

Start - Wszystkie programy - Akcesoria - Narzędzia systemowe - Harmonogram zadań

Utwórz przypomnienie w systemie Windows

Utwórz proste zadanie

Po lewej stronie wybierz harmonogram zadań (lokalny), a w prawym oknie kliknij odnośnik Stwórz proste zadanie...

W polu nazwy: wpisz nazwę przypomnienia dla siebie. W polu opisu: opis zadania.

Wyzwalacz: odpowiednio w mojej sytuacji potrzebuję jednorazowego przypomnienia, jeśli potrzebujesz regularnych przypomnień, zaznacz odpowiednie pola.

Na tym etapie ustalamy datę i godzinę rozpoczęcia zadania, w pozostałych przypadkach (zwykłych) będziesz miał możliwość wyboru początku i końca zadania, a także dni tygodnia, dat i godzin każdej egzekucji.

Aby nie zapomnieć o czym będzie mowa, tworzę dla siebie zadanie w postaci wyświetlenia komunikatu na ekranie.

Na koniec tworzenia zadania nie zapomnij zaznaczyć pola poniżej Otwórz okno „Właściwości” po kliknięciu przycisku „Zakończ”.

Skończyliśmy tworzenie przypomnienia, możesz to sprawdzić: po lewej stronie okna harmonogramu kliknij Biblioteka harmonogramu a pośrodku na dole listy widzimy nasze zadanie i jego parametry.

Po uruchomieniu przypomnienia na środku monitora pojawi się takie okno z Twoją wiadomością.

Po zakończeniu tworzenia zadania otworzy się okno właściwości, ponieważ zaznaczyliśmy odpowiednie pole. Kliknij przycisk u góry Warunki i odznacz Zatrzymaj się po przełączeniu na zasilanie bateryjne, dzięki czemu jeśli korzystasz z laptopa i pracujesz na bateriach, zadanie nie zostanie anulowane.

Poniżej możesz zaznaczyć pole, dzięki któremu zasypiony laptop lub tablet wybudzi się z trybu hybrydowego i wykona zadanie. Pamiętaj jednak, że jeśli pod względem zasilania Twój system jest skonfigurowany tak, aby po przebudzeniu wprowadzał hasło, zadanie nie zostanie ukończone, dopóki nie zalogujesz się do systemu.

Wady tej metody: Niestety, jeśli w tym momencie uruchamiasz jakiś program jako administrator, okno wiadomości będzie w tle, a na panelu szybkiego dostępu zobaczysz migający przycisk. A okno przypomnienia jest dość małe i nie towarzyszy mu dźwięk.

Dlatego po prostu tworzymy drugie zadanie, które będzie realizowane równolegle z pierwszym.

Utwórz dodatkowe przypomnienie dźwiękowe

Powyższą procedurę powtarzamy aż do kroku, w którym wybraliśmy element Pokaż wiadomość, ale tym razem my wybieramy Uruchom program. Pamiętaj, że data i godzina drugiego przypomnienia musi pokrywać się z pierwszym.

naciśnij przycisk Recenzja

W otwartym eksploratorze wybierz dowolny plik multimedialny. Możesz otworzyć zarówno audio, jak i wideo, po prostu sprawdź najpierw, czy ten plik można otworzyć w standardowym odtwarzaczu. I koniecznie wyreguluj głośność systemu i głośność odtwarzacza do żądanego zakresu, w przeciwnym razie od nieoczekiwanie głośnej muzyki... cóż, rozumiesz :) dobry sposób na zrobienie dowcipu znajomemu)

Przyjrzyj się jeszcze raz parametrom utworzonego zadania

Teraz w wybranym dniu i godzinie otrzymasz jednocześnie dwa przypomnienia: po pierwsze usłyszysz wybraną przez siebie ulubioną muzykę odtwarzaną przez odtwarzacz, a po zamknięciu odtwarzacza wyświetli się okno z komunikatem pojawić się za nami.

Kolejna opcja przypomnienia

Cóż, oto kolejna opcja przypomnienia dla Ciebie: utwórz dokument Word na pulpicie, wskazane jest ustawienie orientacji na poziomą, ale cokolwiek zrobisz, napisz żądaną wiadomość i ustaw największą czcionkę. Tworząc zadanie, zamiast pliku multimedialnego podajemy ten dokument Word. Możesz też po prostu utworzyć inne zadanie za pomocą tego dokumentu.

Zatem w godzinach szczytu słuchamy muzyki, widzimy komunikat dużą czcionką w Wordzie, a także komunikat systemowy na połowie ekranu :). Można powiedzieć, że potrójna kontrola lub potrójne przypomnienie w Windows 7 lub 8 powstaje dosłownie w ciągu jednej minuty. Spróbuj i przekonaj się, że wszystko jest całkiem proste.

Aby przetestować, możesz kliknąć przycisk wykonania w prawym dolnym rogu - zielony trójkąt.